P2K3 DISNAKERTRANS & ENERGI PROPINSI DKI JAKARTA
Panduan Pengesahan dan Pelaporan P2K3 Secara Online
1. Registrasi P2K3
Sebelum melakukan permohonan pengesahan ataupun pelaporan berkala kegiatan P2K3 secara online, masing-masing P2K3 harus melakukan registrasi perusahaan melalui halaman website https://p2k3disnakerdki.org/.
 }})
Gambar 1. Halaman Web P2K3 Disnakertrans & Energi Propinsi DKI Jakarta
Tekan tombol Registrasi untuk mulai melakukan pendaftaran perusahaan dimana P2K3 dibentuk, lengkapi form isian yang diperlukan seperti contoh berikut:
 }})
Gambar 2. Form Registrasi
Keterangan Form Registrasi:
- Nama Perusahaan, isikan nama perusahaan saja tanpa awalan bentuk badan usaha.
- Nama Singkat Perusahaan
- Bentuk Badan Usaha, diisi dengan bentuk badan usaha yang dimiliki oleh perusahaan (misalnya PT, CV, dll).
- No Telpon Perusahaan
- Nama Pimpinan
- Jabatan Pimpinan
- No HP Pimpinan
- Emaial Pimpinan
- NPWP
- Propinsi
- Kota
- Email Perusahaan
- Website Perusahaan
- Nama Kontak Person
- Jabatan Kontak Person
- No HP Kontak Person
- Email Kontak Person
- Status Perusahaan
Setelah form diisi dengan benar, tekan tombol Daftar untuk mengakhiri proses Registrasi. Selanjutnya tinggal menunggu email verifikasi dari Dinas untuk mengirimkan informasi login melalui email (proses verifikasi biasanya akan cepat, jika dalam waktu 2x24 jam belum ada verifikasi dari Dinas silahkan hubungi kontak person yang ada dalam halaman Kontak Bantuan untuk mendapatkan bantuan).
 }})
Gambar 4. Verifikasi Email
Buka email verifikasi tersebut dan dapatkan informasi username dan password.
 }})
Gambar 5. Username dan Password
2. Login
Setelah mendapatkan username dan password, silahkan kunjungi kembai halaman https://p2k3disnakerdki.org/ gunakan username dan password yang telah diberikan untuk signin, pada saat pertama kali signin user diharapkan untuk mengganti password dengan password yang mudah diingat.
 }})
 }})
Gambar 6. Halaman Login & Ganti Password
3. Dashboard
Setelah berhasil signin, user akan diarahkan ke halaman dashboard yang menampilkan semua status proses yang sedang berljalan. Saat pertama kali mungkin halaman dashboard masih kosong karena belum ada proses.
 }})
Gambar 7. Halaman Dashboard
Bagi P2K3 yang sudah memiliki SK Pengesahan, silahkan melakukan Registrasi Ulang terlebih dahulu, Registrasi Ulang adalah proses untuk menghubungkan SK Pengesahan dengan user P2K3 sehingga P2K3 tidak perlu melakukan permohonan SK Pengesahan lagi, tinggal melanjutkan proses pelaporan berkala kegiatannya.
- Registrasi Ulang
- Permohonan Pengesahan P2K3 Baru
- Pengajuan Permohonan Pengesahan
- Monitoring Proses
Pada menu registrasi ulang, user P2K3 yang sudah memiliki SK Pengesahan diminta untuk melakukan pencarian SK yang sudah dimilikinya berdasarkan nomor SK Pengesahan. Format nomor pencarian adalah nomor awal saja, misalnya Nomor SK Pengesahan 1234/P2K3/V/2019, maka dalam field pencarian cukum ditulis nomor depannya saja, yaitu 1234 sebagai kata kunci pencarian. Sistem akan mencari dalam database, jika nomor SK tersebut ditemukan maka akan ditampilkan data perusahaan dimana P2K3 tersebut dibentuk. Jika nomor SK tidak ditemukan maka harap melakukan Permohonan Pengesahan P2K3 Baru.
 }})
 }})
Gambar 8. Registrasi Ulang - Pencarian No. SK
 }})
Gambar 9. Hasil Pencarian SK
Setelah berhasil melakukan Registrasi Ulang dan melengkapi form isian yang diperlukan, maka user P2K3 dapat melanjutkan proses selanjutnya (Perubahan/Perpanjangan/Pelaporan Berkala).
Untuk melakukan permohonan pengesahan bagi P2K3 yang baru terbentuk, silahkan masuk ke menu permohonan dan isi form permohonan dengan lengkap, lalu lalu tekan tombol Simpan untuk menyimpan semua data yang telah diinput.
 }})
Gambar 10. Form Permohonan 1
 }})
Gambar 11. Form Permohonan 2
Untuk anggota P2K3 yang menjabat sebagai Sekretaris harus berstatus Ahli K3 Umum dan mempunyai SKP dan Kartu Kewenangan yang masih berlaku. Apabila Sekretaris P2K3 tersebut belum memiliki SKP/Kartu Kewenangan yang sudah tidak berlaku, maka bisa melampirkan Surat Pernyataan bahwa SKP/Kartu Kewenangan yang sudah tidak berlaku tersebut sedang dalam pengurusan, dan bersedia melengkapinya dalam jangka waktu tertentu sejak tanggal Surat Pernyataan dibuat, dalam hal ini maka Tanggal Terbit SKP harus diisi dengan Tanggal Surat Pernyataan, No. SKP diisi dengan nomor Surat Pernyataan dan checkbox Pernyataan harus ditandai (dicentang).
Jumlah anggota P2K3 minimal terdiri dari satu orang Ketua, satu orang Sekretaris dan satu Anggota, untuk penambahan anggota lainnya dapat dilakukan dengan menekan tombol tambah baris dalam form untuk memunculkan baris baru, demikian selanjutnya sampai semua anggota P2K3 dapat tertulis dalam struktur organisasinya. Dalam hal terjadi kesalahan atau kelebihan anggota yang tertulis, user dapat menghapusnya dengan menekan tombol hapus baris pada baris yang akan dihapus.
Setelah data terisi dengan benar, tekan tombol Simpan, dan tunggu sampai pesan data sudah tersimpan/diperbaharui. Sampai tahap ini user masih dapat melakukan perubahan seperlunya karena status permohonan belum diajukan ke Dinas. Jika sudah selesai tekan tombol Kembali di untuk kembali ke halaman daftar permohonan.
Pada halaman Daftar Permohonan, user dapat melihat permohonan apa saja yang sedang dalam proses, permohonan yang sudah selesai diproses tidak akan ditampilkan lagi dalam daftar ini.
 }})
Gambar 12. Daftar Permohonan Pengesahan
Pada menu Daftar Permohonan diatas ditampilkan data ringkas serta status proses yang sedang berlangsung (lakukan refresh pada browser yang digunakan/tekan tombol F5) agar halaman meload data terakhir yang tersimpan. Tekan tombol Pratinjau (dalam field Aksi) untuk membuka detail Permohonan tersebut.
 }})
Gambar 13. Halaman Pratinjau
Periksa dan pastikan semua data sudah terisi dengan benar dan semua dokumen yang diperlukan sudah di upload, maka sudah saatnya mengajukan permohonan tersebut ke Dinas. Pertama yang harus dilakukan adalah mencetak Surat Permohonan yang harus ditandatangani oleh pemohon, lakukan dengan menekan tombol Draft untuk membuka preview Surat Permohonan, cetak
Surat Permohonan tersebut menggunakan Kop Surat Perusahaan, beri nomor dan tanggal (dapat ditulis dengan tangan), tandatangan serta cap. Selanjutnya scan dan upload Surat Permohonan yang sudah ditandatangani tersebut, isikan Nomor surat dan Tanggal Surat pada field yang disediakan, dan tekan kembali tombol Simpan }})
Gambar 14. Surat Permohonan
Saat data isian dan dokumen yang diperlukan sudah komplit maka pada halaman pratinjau akan muncul tombol Ajukan Permohonan tepat disebelah tombol Simpan. Tombol Ajukan Permohonan tidak akan muncul jika masih ada isian form atau dokumen yang masih kosong.
 }})
Tekan Tombol Pengajuan untuk mengajukan Permohonan Pengesahan SK P2K3 Baru, dan tunggu verifikasi/pemeriksaan dari Dinas yang akan disampaikan melalui email user P2K3.
Selama proses pengesahan, user P2K3 dapat selalu memonitoring proses yang terjadi melalui halaman Dashboard ataupun melalui halaman Daftar Permohonan. Jika proses pengesahan telah selesai, maka user P2K3 akan mendapatkan email pemberitahuan bahwa proses telah selesai dan user diminta untuk mengambil SK Pengesahan tersebut di Kantor Disnakertrans dan Energi Propinsi DKI Jakarta pada hari kerja dengan membawa bukti softcopy/hardcopy email pemberitahuan tersebut.
 }})
Gambar 15. Email Pemberitahuan Pengesahan Selesai
Sampai disini proses pengesahan SK P2K3 baru telah selesai, selanjutnya user P2K3 dapat melakukan proses perubahan/perpanjangan SK tersebut dengan cara/proses yang hampir sama.
4. Proses Pelaporan Berkala (Triwulan)
Untuk melakukan proses pelaporan berkala, P2K3 yang sudah mendapatkan SK Pengesahan dapat melakukannya melalui menu Permohonan. Dalam daftar ditampilkan data SK Pengesahan yang sudah dimiliki, user dapat melihat detil SK Pengesahan dengan menekan tombol Pratinjau. Untuk memulai pembuatan laporan berkala cukup dengan menekan tombol Buat Laporan pada field Aksi.
 }})
Gambar 16. Pembuatan Laporan Berkala
 }})
Gambar 17. Data Input Laporan Berkala (Tab Data Perusahaan)
Form pembuatan laporan berkala terbagi atas 4 (empat) tab, yaitu tab Data Perusahaan, tab Norma Kerja, tab Norma Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Tab Lampiran, silahkan diisi semua data yang ada sesuai dengan kondisi sebenarnya, jika ada dokumen pendukung (misalkan foto-foto kegiatan) mohon dijadikan satu dokumen pdf dan silahkan upload di tab Lampiran. Jika semua sudah diisi dengan benar, silahkan tekan tombol Simpan untuk menyimpan data tersebut. Sampai disini, laporan berkala sudah berhasil dibuat tetapi statusnya belum disampaikan ke Kantor Dinas.
 }})
Gambar 18. Menu Laporan
Dalam menu Laporan P2K3 ditampilkan daftar laporan yang sudah dibuat beserta statusnya, jika statusnya masih mohon artinya laporan masih dapat diperbaiki. Untuk memperbaiki/melanjutkan pengajuan laporan tekan tombol Pratinjau.
 }})
Gambar 19. Pratinjau Laporan
Pada halaman Pratinjau Laporan ada beberapa aksi yang dapat dilakukan, yaitu Kembali ke halaman sebelumnya, Perbaiki isian laporan, Cetak Laporan dan Ajukan laporan ke Kantor Dinas. Apabila semua isian sudah benar dan tidak ada yang perlu ditambahkan lagi, silahkan tekan tombol Ajukan untuk menyampaikan Laporan Triwulan Berkala ke Kantor Dinas. Periode akan terisi secara otomatis sesuai dengan periode berjalan (Periode I = Januari - Maret, Periode II = April - Juni, Periode III = Juli - September dan Periode IV = Oktober - Desember). Proses selanjutnya adalah menunggu proses pemeriksaan/verifikasi dari Dinas, user P2K3 dapat melakukan monitoring pada halaman Laporan P2K3 dengan melihat status nya yang akan berubah sesuai dengan proses yang sedang berjalan, setiap kali terjadi perubahan status akan di infokan melalui email.
 }})
 }})
Gambar 20. Info Status
Apabila status sudah Ok berarti Laporan Triwulan Berkala sudah diterima oleh Dinas dan tidak ada lagi yang perlu diperbaiki, selanjutnya user P2K3 hanya perlu menyampaikan Laporan Triwulan Berkala berikutnya secara tepat waktu dengan cara yang sama. Sampai disini proses pembuatan laporan selesai.